书面发函的格式通常包括以下几个部分：
标题
标题应简明扼要地概括函件的主要内容，一般由事由和文种构成，例如“关于请求批准XX市节约能源中心编制的函”。
信头（函头）
信头部分通常出现在信文首页的上部，包括收件人地址、单位、职称、职衔、姓名等信息，以及发信人地址、法定名称、姓名、电话、传真、电报挂号、E-mail、邮政编码、寄信日期等。
主送机关
主送机关是受文并办理来函事项的机关单位，应于文首顶格写明全称或规范化简称，其后用冒号。
正文
开头：主要说明发函的缘由，概括交代发函的目的、根据、原因等内容，常用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。
主体：这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。
结尾：一般用礼貌性语言向对方提出希望或请求，例如请求对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。最后，另起一行以“特此函商”、“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等惯用结语收束。
结语
结语应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语，例如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。
落款和日期
落款应包括署名和成文时间两项内容，署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日。
示例
标题：关于请求协助解决社区清洁问题的函
信头：
香港九龙观塘协和街78号
中国·北京市启德楼二楼B座
Y西城区车公庄大街6号
泵业国际集团
中国双巴进出口总公司
董事长：云晓璎
寄信日期：2025年1月5日
正文：
尊敬的某某小区管委会：
您好!
2025年1月5日
建议
确保函件内容清晰、简洁，避免冗长和复杂的表述。
语言要礼貌、正式，体现出尊重和诚意。