公司印鉴的管理是确保公司运营安全和法律合规性的重要环节。以下是一些关键的管理措施:
指定专人保管
小型企业的法定代表人可以作为印章的保管人。
大中型企业应安排行政岗位的人员保管印章,并可采取分级保管制度,明确保管人的责任。
建立统一使用台账
设立印章使用登记制度,登记簿应由印章保管人专人保管和登记。
确保每一次用印都有明确的记录和可追溯性。
审批流程
明确印章使用的审批层级和流程,确保用印申请的填写、审批、经办、用印和文件相对应。
特殊情况下携带印章外出需经领导批准,并指定监印人。
禁止在空白纸张上盖章
特殊情况下,必须经领导批准,并严格进行事先和事后的核准登记。
印章保管的安全措施
印章遗失必须报案,并在报纸上刊登作废声明。
携带印章外出时,必须经领导批准,并指定监印人。
印章的刻制和管理
项目或部门印章的刻制要经申请和审批后,统一到指定单位进行刻制并备案。
企业所属部门或分支机构撤销后,必须将印章全部上交,由公司统一封存或销毁,用印记录由公司存档备查。
法律风险防控
建立岗位法律风险防控体系,制定印章管理规定,指定印章归口管理部门或管理人。
印章保管人员必须加强对印章的保管,防止印章被滥用或丢失。
定期检查
定期进行印章的盘点和核查,确保印章没有被滥用或丢失。
企业印章管理部门应按照印章管理规定组织法律、监察等部门对所属单位印章使用情况进行检查,发现问题及时采取相应措施。
通过以上措施,可以有效加强公司印鉴的管理,防止印章被滥用或丢失,确保公司运营的安全和合规性。