档案的形成和保存需要满足一系列条件，这些条件主要包括以下几个方面：
文件转化条件
办理完毕的文件：文件必须已经完成了其办理过程，不再是正在处理中的材料。
具有一定查考利用价值：文件需要包含的信息对未来的参考和使用有价值。
按照一定程序和条理集中保存：文件需要按照一定的规则进行分类和整理，以便于查找和利用。
档案的特点
来源的广泛性：档案可以来源于各种组织和个人活动，内容丰富且分散。
形成的条件性：档案的形成需要满足特定条件，如文件办理完毕、具有查考价值、经过立卷归档程序。
形式的多样性：档案的载体材料和记录方式多种多样，随着社会发展而演变。
建立档案的条件
具备建档对象的身份：建立档案的对象可能是个人、企事业单位或其他组织，需要满足相应的身份要求。
具备建档对象的特定条件：不同类型的档案需要满足特定的条件，例如教育档案需要具备在校学生或毕业生身份。
提供相应的材料：建立档案时需要提供身份证明材料、具体事项相关材料、相关证明材料等。
档案的价值
历史查考价值：档案应能反映个人或组织在历史活动中的情况，具有参考和查询的价值。
凭证价值：档案应能作为证明个人或组织身份、经历、成就等的依据。
档案人员的要求
遵纪守法、忠于职守：档案人员应遵守相关法律法规，尽职尽责地管理和保护档案。
专业知识：档案人员应具备相关专业知识，能够正确处理和保管档案。
定期培训：档案人员应定期接受档案业务培训，以保持其专业能力和知识更新。
档案查询和接收条件
企业书式档案查询条件：包括查询人员身份、企业介绍信、营业执照副本等。
企业机读档案查询条件：同样需要查询人员身份和相关证明文件。
人才市场接受档案的条件：包括个人身份、符合计划生育规定、无犯罪记录等，以及提供相应的证明材料如报到证、身份证等。
档案保存的条件
档案材料的真实性：档案内的材料必须是真实有效的，不能有任何伪造或篡改。