如何归档案卷

时间:2025-01-02 14:47:04

归档案卷是一个系统性的过程,涉及多个步骤和注意事项。以下是一个详细的归档案卷指南:

收集文件材料

将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来。确保材料齐全完整、内容真实准确。

筛选文件

将收集的文件按照一定标准进行筛选,剔除没有当前和后期参考、使用或执行价值的文件,保留有价值的部分。

确定归档范围

根据文件的使用频率和重要程度等因素,划分对应的保管期限,并根据不同的保管期限进行相应的管理。

整理单位“件”

以自然件为归档单位,逐件整理归档。确定“件”是归档文件整理工作的关键之一,一般以每份文件为一件,特殊情况需灵活处理。

分类

按照年度——保管期限(永久、长期、短期)进行分类整理归档。分类要适当、灵活,根据本机关的文件多少来设置类目。

编制页码

原则上保留归档文件本身的页码,如文件本身没编页码的应编制页码,或者文件有增加的,应补充页码。用打码机或黑色的墨水笔填写。

盖章编号

归档文件应按分类方法逐件在首页上方的空白处加盖档案章,并填写档案章有关栏目的内容,包括件号、年度、保管期限等。

装盒及填写盒内备考表

将归档文件编号后,按照年度、保管期限、编号顺序装入档案盒,不同保管期限的档案不能装入同一个盒中。在盒的脊背上盖上各项内容,并填写盒内备考表。

编制目录

按照文件上归档章的信息将所有文件打印一份目录,文件依次装盒,规范填写档案盒上各个项目并编号,编号要统一连贯。最后汇总所有文件目录,方便后期快速查阅档案。

移交与归档

编制移交案卷目录或归档文件目录,撰写立卷或组件说明,移交等工作。移交目录揭示应移交档案文件的内容和成分,统计案卷或文件的数量。

通过以上步骤,可以确保档案卷的整理工作有序进行,便于后续的查询和管理。建议在实际操作中,可根据具体情况和机关单位的具体要求进行适当调整。

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