【图解】
这是公文首页各构成要素的编排规则及相关规范
这是公文末页各构成要素的编排规则及相关要领
【重要导读】
格式是公文的表现形式，对于公文的内容表达及效用的发挥具有不容忽视的重要作用。一篇公文，如果格式不规范，会直接影响公文处理工作的质量。但实践中，有些单位和人员认为公文写作只要把问题说清楚，把道理讲明白即可，格式规范与否无关紧要，这纯属片面之见。“不以规矩，不成方圆”，因此必须通过公文格式标准化和规范化来体现公文的法定效力和强制性。在现行公文格式国家标准中，把公文的格式要素规定为18个，每个格式要素均有固定的坐标系，其所使用的字体字号以及标识规则都很明确具体；当然，国标也不可能涵盖一切，有些规范还是特别需要我们作出解释的，需要加以留意。
在具体阐述之前，我们很有必要弄清公文中一行的确切含义。根据国标中的解释，公文中的一行是指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8，通俗而言就是10毫米。
1.公文用纸上白边的尺寸规格。即版心的上边缘与A4型纸最上端的距离为37毫米，允许误差1毫米。
2.发文机关标志的上边缘与版心上边缘的尺寸规格。过去曾经根据不同的行文方向而有所区别，现业已废弃不用，亦即无论上行文、下行文还是平行文，发文机关标志的上边缘与版心上边缘一律为35毫米，也就是3行半的距离。
3.份号。位于公文首页版心左上角第一行，使用3号宋体3—6位阿拉伯数字标识。
4.密级和保密期限。位于公文首页版心左上角第二行，使用3号黑体字标识。
5.紧急程度。位于公文首页左上角，至于排在第几行，视需否标注密级而定，使用3号黑体字标识。
6.发文机关标志。也叫红头，用小标宋体字排布。但具体用几号字并无明确规定，通常是以不大于自己的上级单位为原则。
7.发文字号。位于发文机关标志之下空两行即20毫米处，使用3号仿宋体字居中排布。但如果是上行文，由于必须标注签发人姓名，所以应当在发文机关标志的左下侧标注发文字号，右下侧则标注签发人姓名。其中“签发人”3个字用3号仿宋体字，签发人姓名则使用3号楷体字标识。
8.红色分隔线。位于发文字号之下4毫米处，与版心等宽即156毫米。需要注意，原来党委系统文件曾经在分隔线中间点缀有一颗★，现已统一规定取消。然而实践中仍见有使用★的情况，只能说明是受习惯做法影响而导致延用，但并不等于其合乎规范。
9.标题。位于红色分隔线之下空2行即20毫米排布，使用2号小标宋体字。除公布体公文和纪要外，标题一定要完整体现发文单位名称、事由和文种3个要素。如果是联合行文，只要不超过3个单位，需把联署行文单位名称均予显示。但如果是4个以上的单位联合行文，就应采取主办机关名称后加“等”字的表述形式，以使标题趋于简练。
10.主送机关。位于标题之下空一行即10毫米居左顶格，使用3号仿宋体字排布。要注意主送机关使用泛称时的称谓表述以及标点符号的规范使用。
11.正文。公文的正文部分一律使用3号仿宋体字排布。如果正文较长，需用结构层次序数来引领小标题时，则第一层使用3号黑体字，第二层使用3号楷体字，第三层使用3号仿宋体字，第四层亦使用3号仿宋体字。至于小标题之后是否带有句号，要根据其后面是否接有文字来决定，亦即如果小标题单独成行，就不能加句号。再通俗一点说，关键要看是否敲了回车键，如果回车就不能加句号。还有，对于结构层次序数的使用一定要按照特定的层级顺序，不可随意越级套用。但如果一篇公文的结构层次序数只有两层，则第一层使用一、之后，第二层既可使用（一），也可直接使用1.但如果只有一层，不可直接使用第三层或者第四层结构层次序数。此外，3号仿宋体字究竟是使用GB/2312还是仿宋体字或者方正仿宋体字呢？其实都可以，只要是3号仿宋即可，而且打印出来的效果并无实质性差异。
12.附件。是指与公文正文相关的文字材料、数据、图表、名单、图形等，使用3号仿宋体字，而且一定要单独编排，与正文一起装订。特别重要的是，采用复体行文方式的印发、转发、发布性通知或者上报的方案、总结等，其后所附的事务性文书不是附件，所以不可标注“附件：××××”。这在实践中的不规范问题颇为普遍。
13.成文日期。采用3号仿宋体阿拉伯数字排布，而且与版心的右边缘空出4个字的位置。
14.发文机关署名。位于成文日期上一行居中排布，使用3号仿宋体字。
15.印章。加盖印章时，要特别注意其上弧与正文之间要控制在一行之内但不能压住正文，其下弧要与成文日期下边缘相切。要特别注意，有特定发文机关标志的普发性文件、以电报形式发出的文件以及纪要不需加盖印章。实践中，这方面的不规范问题比较突出。
16.附注。在成文日期之下一行即10毫米排布，居左空2字用圆括号括入。
17.抄送机关。使用4号仿宋体字排布，各抄送单位之间使用逗号隔开，在最后一个抄送机关名称之后标句号。
18.印发机关和印发日期。同占一行排布，使用4号仿宋体字。印发机关名称一定是单位的办公部门，印发日期一定要用公元全称而且是阿拉伯数字，其后必须标明“印发”2字，而无论是何种行文方向。
19.页码。用4号半角宋体阿拉伯数字标识，数字两端各有一条一字线，其与版心下边缘的距离为7毫米，其中单页码位于版心的右下侧，双页码位于版心的左下侧。还要注意，页码只标在正文结束的那一页。
20.版记的标识规则。一是版记一定要置于公文最后一页的最下方；二是版记的各要素之间要用分隔线隔开，最后一条分隔线要与版心的下边缘重合；三是版记一定要置于偶数页上；四是转发的文件，被转发文件带有版记，转发机关仍需标注本单位的版记。
21.行间距。公文的行间距究竟是多少？国标中并未给出明确规定，由于其对一行的含义表述为“一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8”，前半句视要素所处的部位不同而有所变化，而后半句“3号汉字高度的7/8”是固定不变的。据此推算，通俗来讲，就是我们通常所说的28磅。标题部分还可以再适当间隔得长一些。
22.需要注意的是，制发红头文件要讲究必要性与可行性，不可“逢事必发文”。一定要确有必要，注重实效。可发可不发的文件坚决不发，可长可短的文件一定要短，以做到行文的量度适中，充分发挥公文的应有效用。